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新闻中心
来源: admin  Time2021-09-07

(一)重视档案管理信息化建设,加大建设投入

要提高高校档案管理信息化建设质量,首先需要高校领导对档案管理信息化建设引起重视,根据学校实际发展情况制定切实的档案管理规划,协调好学校各部门工作,强化信息共享。同时高校要从政策和资金上加大档案管理信息化建设的投入,加强档案管理基础设施建设,保证档案信息化所需的硬件及软件设施的有效配置,将档案信息化建设付诸于实践。

(二)档案管理规范化,工作流程标准化

高校开展档案管理信息化建设需要在规范的管理工作标准与工作流程下开展,这是最为关键的环节。首先,高校应该制定相应的标准,根据《电子文件归档与管理规范》等规范性文件,结合高校管理部门的实际情况制定相关标准,如:档案目录标准。其次,高校要建立标准的工作流程与规章制度,即涵盖无纸化档案使用制度、重要档案查询、档案资料收集整理及归档保存等,通过管理的标准化与规范化使高校在统一规范的管理软件与管理标准中进行档案信息化管理。

(三)加强档案数据信息库建设,强化网络安全管理

在高校档案管理工作中,实施信息数字化管理能有效防止出现纸质档案受损坏的问题。为了提升数字化档案管理水平,高校应该结合其实际情况建立档案数据信息库,根据教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、人力资源档案及基建档案等主要类型,进行分门别类的建立数据库,方便不同种类档案的整理与保管,方便快速的检索查找与信息资源的共享。当然,档案管理的信息化建设也容易造成网络安全问题的产生,需要高校做好网络安全管理工作。高校应该在档案管理信息系统中加强防御软件的使用,并结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素进行及时防范;同时,要规范档案管理人员工作,避免因工作失误而致使网络病毒攻击、设备出现故障引发的档案信息遗失和损毁。

(四)加强档案队伍素质建设,提高信息化管理水平

高校档案管理人员的业务素质能力直接影响着高校档案管理工作的水平。档案信息化管理建设过程中,需要从业务素质、职业技能、道德素质等方面加强对档案队伍的素质建设。首先,高校应不断引进拥有较高职业道德、且熟练掌握计算机操作技能的复合型人才,强化档案管理队伍的的素质力量。其次,高校要建立完善的档案管理员工培训机制,从现代档案管理的数据录入、数据库管理、计算机网络操作技术及档案法等方面加强培训,不断提升档案管理人员的信息化水平。

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